IT-Umzug geschafft - Rückblick auf die Teilprojekte

Nun ist es endlich geschafft, unser Verbandspartner Kreis Pinneberg hat die Räumlichkeiten im ehemaligen Talkline-Gebäude in Elmshorn bezogen. Die letzten Wochen und Monate waren auch für uns eine sehr aufregende Zeit und wir waren nicht immer sicher, ob wir alle anfallenden Arbeiten zur Vorbereitung und Durchführung dieses Projektes im vorgesehenen Zeitplan schaffen würden, am Ende hat jedoch alles geklappt, und sagenhafte 99,41% der Systeme liefen am ersten Arbeitstag in Elmshorn einwandfrei.

Bis dahin war es jedoch ein langer Weg, der Projektplan IT-Umzug umfasste mehrere Teilprojekte mit zahlreichen Meilensteinen und jeweils weit über hundert Einzelaufgaben. An dieser Stelle möchten wir einige der vielen Teilprojekte einmal Revue passieren lassen.

Im Projekt Druck und Kopie ging es, wie der Name schon sagt, um alle Funktionen rund um die digitale Verarbeitung von Papier, damit standen neben Drucken und Kopieren auch Faxen und Scannen mit einer modernen, Mandanten-fähigen und damit leicht um weitere Partner erweiterbaren Technik auf der Projekt-Agenda. Insgesamt wurden in den Wochen vor dem Umzug 149 Drucker, Multifunktionsdrucker und Sonderdrucker (z.B. mit Durchschreibfunktion) aufgestellt, an das Printnetzwerk angeschlossen und eingerichtet. Jedes Multifunktionsgerät ist mit einem so genannten Finisher ausgestattet, der bei Bedarf das Falten, Heften und Lochen übernimmt. Es gibt nun 23 neue Farb-Multifunktionsgeräte an denen jeder Mitarbeiter farbig und schwarz-weiß drucken, kopieren, scannen und faxen können.

Die „Follow-Me-Technik“ sorgt dabei dafür, dass Druckaufträge bequem am Arbeitsplatz in Auftrag gegeben und an einem beliebigen Gerät im gesamten Kreishaus abgerufen werden können. Zu diesem Zweck erhielt jeder Mitarbeiter einen persönlichen RF-D Chip mit dem er sich an den Multifunktionsgeräten authentifizieren kann. Dieser RFiD-Chip ist darüber hinaus für viele weitere Funktionen rund um das neue Kreishaus nützlich: mit ihm werden Türen geöffnet, Kantinenessen bezahlt und sogar Kaffee gekocht. Eine Erweiterung um eine Zeiterfassungsfunktion ist ebenfalls möglich.

Ein weiteres für uns besonders aufregendes Aufgabenpaket war der Bereich Virtualisierung, WAN und SAN. Nach einer 6-monatigen hochkomplexen Planungsphase für die Server und Storage (Speicherplatz) Infrastruktur stand schließlich Anfang September die Migration aller Systeme an. Die besondere Schwierigkeit bei dieser Aufgabe lag darin, dass alle umziehenden Serversysteme Serversysteme, die für den Regelbetrieb der Kreisverwaltung Pinneberg und der Stadtverwaltung Quickborn verantwortlich waren, in den Betriebszeiten erreichbar bleiben mussten. Sodass Mitarbeiter und Bürger so wenig wie möglich mit Störungen, Problemen oder Ausfällen rechnen mussten. Um dies zu gewährleisten, wurden einzelne Serversysteme Stück für Stück in der Nacht und am Wochenende in das neue Rechenzentrum in Elmshorn migriert. Eine Migration aller Systeme am Umzugswochenende wäre aufgrund der Datenmenge nicht möglich gewesen, denn insgesamt wurden 100 Server mit insgesamt 18 Millionen Dateien von Pinneberg nach Elmshorn migriert - zum Vergleich: dies entspricht der Einwohnerzahl von ganz Nordrhein-Westfalen. Zusätzlich wurden ca. 20 neue Serversysteme in Betrieb genommen um den neuen Anforderungen in Elmshorn und den stetig wachsenden Datenmengen gerecht zu werden.

Im nächsten Schritt mussten die migrierten Serversysteme im neuen Rechenzentrum dann noch für die Benutzer erreichbar gemacht werden, hierzu diente uns eine eigens angemietet Netzwerkverbindung von Pinneberg nach Elmshorn. Trotz einigen kleinen Problems, lief der Betreib größtenteils störungsfrei.

Bereits eine Woche vor dem Umzugswochenende waren alle Systeme erfolgreich in das neue Herzstück von Kommunit migriert.

Bei dem Umzug in die neue Kreisverwaltung wurde ein Schwerpunkt auf den zukunftssicheren und hochverfügbaren Aufbau der beiden neuen Rechenzentren gelegt. In Zusammenarbeit mit dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein wurden alle geplanten Umbauarbeiten der Rechenzentren abgestimmt. Beachtet wurden dabei insbesondere:

• Notstromversorgung der gesamten IT über Notstromdieselgeneratoren, die die Rechenzentren über mehrere Stunden oder auch Tage autark arbeiten lassen können. Falls dann auch noch der Notstromdiesel ausfallen sollte, gibt es einen zweiten, der die Versorgung übernimmt
• Absicherung der Rechenzentren über zentral verwaltete und überwachte unterbrechungsfreie Stromversorgung. Batterieanlagen versorgen die Rechenzentren für mehrere Minuten mit Batteriestrom, bis die Generatoren der beiden Notstromdiesel die Stromversorgung wieder übernehmen.
• Identischer Aufbau der beiden Rechenzentren mit gespiegelter Hardware und gespiegelten Daten. Selbst bei einem vollständigen Verlust eines kompletten Rechenzentrums durch Brand oder sonstige Umstände, würde der komplette IT Betrieb in dem zweiten Rechenzentrum ohne Datenverlust weiter laufen
• Jedes Rechenzentrum verfügt über jeweils 2 getrennt regelbare Klimaanlagen, die den Defekt einer Klimaanlage problemlos abfangen könnten
• Betrachtung der Brandmeldeanlage und Einbruchsicherheit der IT Räume, Personenschutz (Notabschaltung eines Rechenzentrums / Fluchtwege / Feuerlöscher)
• Sicherung und Dokumentation des Zutritts in die Rechenzentren (Protokollierung Zutritt über personenbezogene Token / Alarmanlage und Alarmierungskette / Kameraüberwachung)
• Dokumentationsstandards für Leitungsverlegungen wurden festgelegt, so dass alle Leitungen die IT Räume oder Komponenten betreffen, nachverfolgt werden können.

Durch die enge Abstimmung mit dem ULD, wurde der Grundstein für eine in der Zukunft geplante Zertifizierung (Datenschutz-Gütesiegel) durch das ULD gelegt.

Neben diesen Projekten gab es viele weitere, über sie alle zu berichten wäre an dieser Stelle natürlich zu umfangreich, aber in jedem Fall hat jeder einzelne unserer Mitarbeiter, egal welche Rolle er oder sie dabei eingenommen hat, einen wichtigen Teil zu diesem Großprojekt beigetragen: Ihnen allen einen herzlichen Dank!