Kommunit baut zum 01.06.2011 für seine Kunden einen Scann Dienst auf, der auf einer qualifizierten Verschlagwortung und einer rechtsicheren Ablage der eingescannten Dokumente  in dem DMS OSECM/iTernity basiert.

Wir haben uns bewusst entschieden nur die Variante einer qualifizierten Verschlagwortung umzusetzten. Anderen Formen sind aus Sicht des reinen Scanvorganges zwar günstiger, bergen aber ein sehr hohes Risiko einen Dokumentenfriedhof zu erzeugen.

Die qualifizierte Verschlagwortung erfolgt durch das Auswählen der Anordnungsnummer, des Jahres und des Mandanten auf dem eingescannten Dokument. Mit diesen Daten erfolgt im Anschluss eine Abfrage gegen eine „Schattendatenbank“ des im Kreis Pinneberg eingesetzten H&H Systems. Hierbei werden die in der H&H Datenbank hinterlegten restlichen Daten für die eingescannte Anordnung ermittelt und an das DMS System übergeben. Die Verschlagwortung erfolgt dann auf Basis der H&H Daten, so dass eine qualifizierten Suche bzw. Auswertung der eingescannten Dokumente durch den berechtigten Personenkreis jederzeit möglich ist.

Optional besteht die Möglichkeit, Folien auf eingescannte Dokumente zu legen. Hiermit können, ohne dass die Rechtsicherheit des Dokumentes eingebüßt wird, Kommentare auf dem Dokument hinterlegt werden, so dass ein lebendiges Arbeiten mit den Dokumenten möglich ist, was zu einer deutlichen Steigerung der Prozesse führen kann.

Wir freuen uns sehr unseren Kunden ein kompetenter und vielseitiger Partner zu sein.